XaD CAMOMILA

5 de março de 2011

Sistema de Funcionamento do Setor de Conciliação e Mediação de Campinas

O Juiz Coordenador seleciona os conciliadores por meio de entrevista. Nessa ocasião, eles devem apresentar um currículo[1] resumido, contendo: (i) informações pessoais: nome, telefone, email, endereço residencial, número do documento de identificação; (ii) informações profissionais: formação acadêmica, experiência profissional, endereço comercial; (iii) informações específicas sobre a área de conciliação: experiência anterior como conciliador, participação em cursos de capacitação e mutirões de conciliação; (iv) disponibilidade para atuação junto ao SCMC.
A maioria dos interessados possui alguma experiência na área de conciliação, seja em razão de haver atuado nos Postos dos Juizados Especiais Cíveis instalados na comarca mediante convênios com universidades, seja em razão de haver participado de mutirões de conciliação e/ou de cursos de capacitação. A orientação geral, no entanto, consiste em assistir a um número razoável de audiências, conduzidas por conciliadores mais experientes do setor, antes de começar a atuar.
Os interessados assistem às audiências da fase (processual cível, processual família, pré-processual) em que pretendem atuar. Durante esse período de adaptação/preparação não há qualquer controle de frequência. Com o tempo[2], eles ou desistem ou consolidam seu interesse em participar do setor.
Assim que começam a conduzir audiências, os conciliadores recebem uma pasta individual, contendo fichas de controle de frequência, onde são registrados: data, horário de entrada e saída, vara em atuaram (ou pré-processual) e os números dos autos (ou expedientes pré-processuais) que compõem a pauta. Essas fichas são vistadas por uma das funcionárias do SCMC e as pastas permanecem arquivadas no setor. As certidões e declarações expedidas, a pedido dos conciliadores, são elaboradas a partir dos dados registrados nessas fichas de controle de frequência.
Os conciliadores são escalados para as audiências, mensalmente, de acordo com os dias da semana, os períodos do dia (manhã ou tarde), a frequência (semanal, duas vezes por mês, duas a três vezes por mês, mensal) que disponibilizam, sendo as escalas enviadas, com antecedência, por email. Eventuais preferências (ou restrições), por parte dos conciliadores, quanto à área de atuação também são respeitadas.
Desde novembro de 2009, quatro escalas diferentes são elaboradas: processual cível, processual família, pré-processual e “conciliação em dois tempos[3]”.
A disponibilidade dos conciliadores sofre variações de um mês para o outro. Quando há alguma alteração, eles entram em contato (via email, telefone, bilhetes, recados etc) para que se proceda aos ajustes necessários.
Diariamente, na véspera das audiências, os conciliadores escalados (em média, seis ou sete) são contatados por telefone para que confirmem (ou não) sua presença no dia seguinte.  
É importante ressaltar que o setor nunca trabalhou com conciliadores “de reserva” (isto é, nunca mobilizou conciliadores em número maior do que o necessário para determinado dia, prevenindo-se de eventual ausência). Sempre houve o compromisso de que, em caso de algum imprevisto, o conciliador deveria entrar em contato, com a maior brevidade possível, para que a sua substituição pudesse ser feita em tempo hábil.
Contudo, nos casos em que a substituição não é possível, a funcionária responsável pelo setor, que também é conciliadora, assume a condução das audiências designadas. Esse procedimento tem por objetivo evitar: (i) transtornos e prejuízos para juízes, partes, advogados e outros envolvidos; (ii) abalos na credibilidade do trabalho desenvolvido pelo setor.
Além do próprio controle de frequência realizado por meio das fichas, mencionadas anteriormente, fica a cargo do conciliador o registro dos resultados das audiências, ao qual incumbe anotar, em planilha própria[4], os seguintes dados: número de audiências realizadas, conciliações obtidas, audiências prejudicadas, motivo da não realização das audiências (redesignação, ausência do requerente, do requerido, de ambos).
Os dados estatísticos do setor são lançados, até o dia 10 de cada mês, no “Relatório Planilha do Movimento Judiciário – Conciliação Mediação”, e enviados para a Corregedoria Geral de Justiça a fim de inserir os resultados do SCMC no movimento judiciário do Estado. As planilhas preenchidas pelos conciliadores são a base desse levantamento.



[1] Os currículos dos interessados ficam arquivados no setor.
[2] O período de adaptação é variável (geralmente, de 15 a 60 dias) e depende de uma série de fatores, tais como, experiência anterior em conciliação, frequência com que comparece para assistir às audiências etc.
[3] Trata-se de projeto paralelo do setor desenvolvido em parceira com a juíza da 5a. vara cível. 
[4] Geralmente, o conciliador anexa a pauta a essa planilha. No caso do segmento pré-processual, a pauta tem um formato diferenciado: traz as audiências e uma coluna para registro dos resultados.


Trecho do trabalho “Setor de Conciliação e Mediação de Campinas: um caminho para a pacificação social”, apresentado ao Grupo do Comitê Gestor do Movimento pela Conciliação, do Conselho Nacional de Justiça, para concorrer ao “I Prêmio Conciliar é Legal” [Outubro de 2010]. 
Download do trabalho e dos anexos.

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