A conciliação pré-processual é um método de prevenção de litígios que funciona como opção alternativa ao ingresso na via judicial; destina-se à solução de conflitos antes do ajuizamento da ação. Podem ser levadas à conciliação na fase pré-processual do setor questões cíveis que versem sobre direitos patrimoniais disponíveis, independente do valor ou qualidade da parte e questões relativas ao direito de família[1].
As práticas e procedimentos desenvolvidos no segmento pré-processual, instalado em agosto de 2006, encontram sua origem nos fundamentos da conciliação pré-processual, a saber: (i) objeto: conflitos não jurisdicionalizados; (ii) objetivo: pacificação social; (iii) meio: composição; (iv) âmbito: preventivo; (v) princípios: oralidade, simplicidade, informalidade, desburocratização e gratuidade. Senão vejamos.
O acesso de qualquer interessado ao pré-processual ocorre por meio da atividade de atendimento ao público. Para agendar uma audiência, basta que o interessado compareça ao setor, no horário das 13h30 às 17h30, e faça um relato verbal dos fatos que o levaram a procurar o serviço. Se a reclamação apresentada puder ser levada à conciliação pré-processual, emite-se uma carta-convite[2], a ser encaminhada pelo próprio interessado à outra parte, contendo: o nome dos interessados; dia horário, local e tema da audiência; e documentos necessários [clique aqui para ver um exemplo de carta-convite]
Os procedimentos envolvidos no agendamento das audiências são orientados pelos já mencionados princípios da conciliação pré-processual.
A atividade de agendar audiências, contudo, não é tarefa das mais simples: trata-se de identificar, a partir do relato verbal do interessado, o(s) fato(s) gerador(es) da reclamação, verificando, ainda que superficialmente, como esse(s) fato(s) é(são) regulado(s) pelo ordenamento jurídico a fim de avaliar se ele(s) pode(m) ser levado(s) à conciliação na fase pré-processual do setor. Em caso afirmativo, deve-se identificar ainda quem são as partes, quais os documentos necessários e qual é o tema da audiência.
Geralmente, o tema da audiência, indicado na carta-convite, é definido a partir de uma aproximação entre as questões que serão abordadas, durante a tentativa de conciliação, e um determinado tipo de ação. Por exemplo, considerando algumas das ações que versam sobre alimentos em direito de família, os temas indicados podem ser: “alimentos”, “oferta de alimentos”, “execução de alimentos”, “revisional de alimentos” e ainda “reconhecimento de paternidade e alimentos”, “conversão de separação em divórcio com alteração de cláusula de alimentos”.
Alguns dados, obtidos durante o agendamento, devem ser registrados na(s) agenda(s) do pré-processual, sendo eles: nome das partes, tema da audiência e telefone de contato. Cada caso agendado recebe uma numeração em ordem crescente. Por exemplo, Expediente Pré-Processual No.1234/10, Expediente Pré-Processual No. 1235/10 e, assim, sucessivamente.
As pautas de audiência, que não obedecem a qualquer divisão por área (cível / família), são montadas a partir desses dados. O controle dos resultados das audiências, a cargo dos conciliadores e escreventes do setor, também é marcado na pauta [veja aqui].
Como não há registro escrito dos fatos relatados, as únicas informações de que o conciliador dispõe, antes do início da audiência, são as que constam na pauta. Logo, um bom agendamento, com definição acertada do tema e dos documentos necessários, além de evitar transtornos (por exemplo, reagendamento de audiência provocado por indicação incorreta de documentos), é de grande valia para o conciliador.
Ao contrário dos segmentos processual cível e processual família, o pré-processual passou por inúmeras mudanças no que se refere à duração e ao número de audiências que compõem a pauta.
Entre agosto de 2006 e abril de 2007, a pauta diária previa uma hora de duração para as conciliações da área de família e trinta minutos para as da área cível[4]. Com o passar do tempo e o crescimento da demanda, o número de audiências aumentou, chegando ocorrer, simultaneamente, em três salas do setor e o intervalo entre elas diminuiu.
Atualmente, as audiências ocupam duas salas do setor, sendo que cada uma das pautas é formada por cinco ou seis audiências: as audiências de família são agendadas a cada trinta minutos e as da área cível a cada quinze minutos.
A experiência acumulada dos conciliadores e das escreventes que atuam junto ao setor é, certamente, um dos fatores que permite a realização de audiências pré-processuais em um intervalo tão curto de tempo sem comprometer a qualidade do atendimento.
Durante a audiência, se a tentativa de conciliação restar frutífera, o acordo é reduzido a termo e impresso em três vias: duas serão entregues às partes e a terceira permanecerá arquivada no setor.
Quando o acordo envolve interesses de incapazes, o expediente pré-processual – acompanhado de documentos – é encaminhado ao Representante do Ministério Público (MP)[5] para manifestação[6]. Depois, segue para homologação pelo Juiz Coordenador do setor, convertendo-se em título executivo judicial.
As partes recebem orientação para retornarem ao setor, no prazo de quinze dias contados da data da audiência, a fim de providenciarem a retirada do termo de acordo que, então, já estará homologado.
Por outro lado, se a audiência for infrutífera ou prejudicada por ausência de uma das partes, segue-se orientação quanto à possibilidade de se reagendar a audiência ou de se buscar satisfação de eventual direito perante a Justiça Comum ou Juizado Especial Cível.
Na fase pré-processual, as audiências reagendadas a pedido de ambas as partes são mais comuns do que na fase processual. De modo geral, os reagendamentos são motivados ou pela falta de algum documento (que inviabiliza a audiência) ou pela complexidade do caso (que requer outros encontros).
Os fundamentos da conciliação pré-processual, mencionados anteriormente, não apenas orientam o funcionamento do pré-processual, mas também inspiram a criação de inúmeros procedimentos, característicos desse segmento. Dois exemplos:
a) o próprio termo de acordo homologado serve como mandado para que se proceda à averbação junto aos cartórios de registro civil da comarca;
b) a abertura de conta corrente para depósito de pensão alimentícia, no banco que administra as contas judiciais, é realizada à vista do termo homologado.
Com o passar do tempo, esses procedimentos se consolidaram e, atualmente, encontram-se incorporados à rotina do segmento pré-processual.
O pré-processual atende, em média, quarenta pessoas por dia. O atendimento ao público, que dura quatro horas (13h30 às 17h30), envolve basicamente: (i) agendamento de audiências, sendo a maioria dos casos encaminhado pela Defensoria Pública; (ii) entrega de termos de acordo homologados; (iii) pedido/entrega de 2a. via de documentos (mandados, ofícios etc); (iv) pedido/entrega de cópia de expedientes pré-processuais; (v) esclarecimentos, orientações e encaminhamentos à outros serviços (Defensoria Pública, Postos dos Juizados Especiais Cíveis, escritórios de assistência jurídica gratuita mantidos pelas Faculdades de Direito).
[1] Não estão contempladas questões da infância e juventude, também previstas no art. 1o. do Provimento CSM 953/2005.
[2] Essa carta-convite, que tem como remetente o próprio SCMC, é colocada em um envelope com o timbre do Poder Judiciário, sendo que apenas o nome do destinatário é nele lançado por ocasião do agendamento.
[4] A partir de outubro de 2006, o setor passou a elaborar um outro tipo de pauta, chamada de “pauta corrida”: cerca de dez audiências, envolvendo negociação de dívida, agendadas de 15 em 15 minutos. O índice elevado de audiências prejudicadas possibilitava um intervalo mais curto entre elas. Esses casos eram levados ao setor por advogados que representavam instituições financeiras, instituições de ensino, condomínios e planos de saúde.
[5] Os promotores de justiça da comarca, principalmente, os que atuam junto às varas de família e sucessões, enviam uma escala mensal ao setor com os dias disponibilizados por cada um para o trabalho no SCMC.
[6] Assim que o expediente pré-processual retorna do MP, os documentos são devolvidos às partes.
Trecho do trabalho “Setor de Conciliação e Mediação de Campinas: um caminho para a pacificação social”, apresentado ao Grupo do Comitê Gestor do Movimento pela Conciliação, do Conselho Nacional de Justiça, para concorrer ao “I Prêmio Conciliar é Legal” [Outubro de 2010].
